4 ideias para fazer os controles financeiros empresariais

Muitas pessoas sonham em ser empreendedores, ser chefes de si mesmo e sonham com tudo mais que isso evoca. A parte principal desse processo, é a ideia do que se fazer, que tipo de empresas abrir. Muitos empreendedores, acham que ter a “ideia” é o suficiente para que seu empreendimento se realize. Ledo engano.

Ser empreendedor é uma tarefa hercúlea, Darwin ou Leon Megginson disse uma célebre frase sobre a evolução das espécies, e nos também atribuímos a mesma frase aos empreendedores: “sobrevive, não o mais forte, mas o que melhor se adapta as mudanças.” Nesse caso, para sobreviver, é necessário cuidar da mente, atitudes e estratégias do negócio, para isso, basta acompanhar nossos post(modéstia a parte).

Um passo importante para que o empreendimento tenha sucesso, é cuidar adequadamente das finanças. Você já conhece os nove controles financeiros essenciais – se não conhece, é só clicar no “azul”. Nesse post, conheceremos, maneiras de como fazer esses controles, de forma simples e eficiente. Vamos a elas.

1)Papel – Prevejo pessoas fazendo críticas a esse item, mas, antes de pensar e julgar de forma precipitadamente, eu lhes digo que conheço empresas muito bem administradas, lucrativas e que tem todos os seus controles financeiros feito em papel.

Aqui, destaco mais uma vez, a importância de saber quais são os controles financeiros básicos e essenciais para qualquer tamanho e tipo de empresa, para depois dar a sequência. Empresas pequenas podem utilizar o papel, na verdade qualquer tamanho de empresa, desde que façam as marcações, conheçam o que está acontecendo e saibam a hora de migrar para o próximo nível de controle controle.

2)Excel – Excel (ou seu programa correspondente) é excelente. Você consegue controlar tudo de forma facilitada, desde o fechamento de caixa até controles de salários. Crie suas próprias planilhas, formate com as fórmulas necessárias, dispense o use de calculadoras e tenha a gestão facilitada, já que a visualização da empresa a curto e a longo prazo começa a ser possível, inclusive com isso, já dá pra traça estratégias. Exemplo, olhando a planilha de contas a receber/pagar, você percebe que no mês X ficará com o caixa negativo, rapidamente você monta uma estratégia para sair dessa.

Detalhe: quando melhor for o seu conhecimento de Excel, com absoluta certeza, melhores planilhas e melhores controles você terá.

3)Softwares – Quanto mais sua empresa cresce, maiores deverão ser sua rigorosidade com os controles financeiros e mais ágeis eles deverão ser. Os softwares, vem justamente para realizar isso, facilitar a vida do empresário. Você pode contratar uma empresa e fazer o seu próprio software, específico e de acordo com sua necessidade. Se você for um empresário que começou no papel e conforme sua empresa cresceu, a migração para os controles foram sendo alteradas para facilitar a gestão, quando você for desenvolver o seu próprio software, você saberá exatamente a sua real necessidade.

Para quem não está a fim e não vê necessidade de investir muito dinheiro em um software de gestão, existem um que eu testei e recomendo, se chama zero paper, É um software online, onde você tem controle de cliente, controles de contas a receber e a pagar, gráficos precisos,controles bancários, fluxo de caixa, enfim, todos os controles essenciais! Não precisa instalar programa e nem fazer download de nada, você só precisará de um computador com acesso a internet(ou tablet e smartphone), fazer seu cadastro e começar a utilizar. Existe a versão gratuita e versão paga. O site é super intuitivo, as mensalidade é barata, e um ótimo investimento.

P.S. Este não é um post patrocinado, estou recomendando o Zero Paper, porque eu utilizo e acho ele fantástico!

4)Sistema ERP – ERP significa, Enterprise Resource Planning – ou, sistema de gestão integrado. Empresas grandes, não utilizam nenhum dos 3 itens anteriores(Por favor, não dá pra gerir uma empresa grande com softwares específicos), quando eu digo empresas grandes, eu quero dizer aquelas que faturam perto de R$ bilhões. Empresas nesse porte, utilizam esse tipo de sistema porque todas as informações de todas as áreas e setores, são integradas, assim como as metas estabelecidas para cada setor. Enfim, esse programa tem o mesmo intuito de todos os itens anteriores: facilitar a gestão e consequente perenidade do seu empreendimento.

Não importa qual seja o nível da sua ideia, tenha em mente que ela não é autossuficiente e nem você, leia, estude, aplique os controles financeiros de maneira adequada, fazendo isso seu empreendimento se adaptará melhor as mudanças.

Conheça os 9 controles essenciais em finanças empresariais

A gestão financeira é o setor mais negligenciado de uma empresa. Isso acontece pelos seguintes fatores: (1)envolve matemática, grande parte da população, culturalmente, odeia matemática!; (2)As vezes as pessoas preferem mentiras bonitas, do que verdades dolorosas(“A mentira bonita” significa que existem pessoas que preferem não fazer as contas corretas, para ter a falsa ilusão de que o negócio está a todo vapor!). Só que no caso de empreendimentos, uma mentira bonita, pode levar a falência do tão sonhado “negócio próprio”, e junto com esse sonho vai um prejuízo para fornecedores, clientes e funcionários; (3) Desconhecem as ferramentas e como fazer um controle financeiro adequado.

Muitos empreendedores, ao ser perguntados como está sua empresa, respondem “Está bem!”, “Estamos de vento em popa”, baseado apenas na quantidade de vendas. A reposta que ele dá, até pode ser correta, mas, foi um mero chute, porque quantidade de vendas, não é parâmetro para medir sucesso de empresas, que fique bem claro. E, essa resposta, pode ter sido motivada por um dos três fatores falados no parágrafo acima.

Quanto mais a empresa cresce(em número de vendas, de empregados, contas a pagar e contas a receber) mais ela precisará de um controle adequado. Falo por experiência própria, pois, na atual empresa que eu trabalho, acompanhei todas as etapas desse crescimento, sempre em busca de novos conhecimentos para poder facilitar a gestão.

Partindo do principio que a maioria “desconhecem as ferramentas e como fazer um controle financeiro adequado”, vamos mostrar aos leitores nesse post o que controlar para começar a ter uma empresa bem gerida.

Aqui vai:

1 – Controle de entradas (contas a receber): Aqui, você fará o controle de qualquer dinheiro que entrar no seu caixa, que deve vir dos serviços e produtos prestados por sua equipe de funcionários.

2 – Controle de saídas (contas a pagar): Qualquer dinheiro que você ter que desembolsar, deve ser contabilizado, desde uma despesa que você estava esperando, até alguma despesa inesperada.

3 – Controle de caixa: Controle de caixa, nada mais é do que saber o quanto de dinheiro você possui em “caixa”. Se você começou a empresa hoje, você provavelmente terá que deixar um dinheiro inicial até as vendas começaram a engrenar. Esse dinheiro se chamará, saldo inicial. Ao final de cada dia, faça uma conta de aritmética simples, e você terá a quantidade de dinheiro disponível.

4 – Despesas fixas: Despesas ou Custos fixos são aqueles que não vão ter alteração de valor em caso de aumento ou diminuição da produção. Exemplos: Limpeza, Aluguéis, Salários, Segurança e Vigilância

5 – Despesas variáveis: Classificamos como custos ou despesas variáveis aqueles que variam proporcionalmente de acordo com o nível de produção ou atividades. Seus valores dependem diretamente do volume produzido ou volume de vendas efetivado num determinado período. Exemplos: matérias-primas e comissões.

6 – Fluxo de caixa: Você só conseguirá esse item, se tiver os demais. O fluxo de caixa, nada mais é do que o controle de sua situação financeira, com ele em mãos, você conseguirá responder as perguntas: qual será a previsão de recebimento para esse mês? E a previsão de saída?

7 – Controles bancários: Aqui você deverá ficar atenta para as tarifas que sua empresa paga: manutenção de contas, taxas e impostos, cartão de crédito, despesas com máquina de cartão, se a empresas precisar fazer alguma operação de crédito, saber quais são os custos envolvidos. Quando mais contas a empresa tiver, mais trabalho você terá. Lembre-se que é essencial saber as taxas envolvidas em todas as operações, aqui seu lucro pode estar indo para outro lugar, que não é seu bolso! Fique atento!

8 – Controle de compras: Muitas empresas acabam ficando no vermelho por não saber comprar! Ora fazem uma compra demasiada, ora fazem uma compra muito pequena, faltando para o giro. Observe que nesse item, é importante conhecer o tipo de negócio, para assim fazer a compra correta. O que pode-se destacar para qualquer tipo de empresa é saber negociar o preço(quanto menor o preço de custo, mais chance de lucratividade), e o prazo de pagamentos(de acordo com o prazo que você compra, tem que se o prazo que você poderá dar aos seus clientes).

9 – Pro labore e controles de salários: Saiba quanto você paga a seus funcionários, se está na média do mercado, uma boa ideia é olhar a tabela fipe, lá você consegue achar todas as profissões e o salários médio pago, de acordo com a região. Saiba também as despesas incorridas para cada funcionários, leia-se impostos. Quanto ao Pró Labore, não caia na tentação de pegar dinheiros aleatoriamente, defina um valor, e conte como despesa fixa. Quanto mais nova a empresa, menos você deve pegar, já que ela precisará de capital de giro para se manter e crescer a longo prazo.

No próximo artigo, falaremos sobre as maneiras de fazer esse controle ficar mais fácil. Te vejo lá.

Conhece o desafio das 52 semanas? [Grátis planilha]

Um ano novo se inicia, e logo todos estão preocupados com os excessos de fim de ano. Principalmente, os excessos financeiros.

Viagens, comidas, roupas novas e trocas de carro… tudo isso, começa só a pesar em janeiro. Em dezembro, com o décimo terceiro e a mídia induzindo todas a rapidamente gastar todo o dinheiro, é difícil resistir.

O problema começa em janeiro: além das dívidas adquiridas no ano anterior, começam a chegar as novas contas: Iptu, Ipva e todas as outras que recebemos nesse época. É, não é fácil!

Que tal fazer desse um ano diferente?

A ideia é simples e ideal pra quem não consegue se planejar e economizar. Essa ideia foi testada e aprovada por mim em 2014, vi esse desafio no facebook de um amigo e resolvi fazer, em dezembro, estava com o montante pretendido!

Seguindo uma regrinha básica, você consegue poupar de uma maneira divertida.

Conhece o desafio das 52 semanas? O desafio consiste em guardar um pouquinho a cada semana. Na primeira, R$ 1,00; na segunda, R$ 2,00, e por aí vai. No final do desafio, ou seja, ao final das 52 semanas que tem o ano, você terá R$ 1.378,00.

Eu, quando faço esse desafio, transfiro para a poupança toda a semana, porque, além do montante, você terá uma rentabilidade, pequena na verdade, mas melhor que nada.

Dessa maneira você começara a criar uma poupança de emergência, e o melhor, vai criar o tão importante hábito de poupar, desafio simples e útil para qualquer um.

Para ficar mais fácil, colocamos a tabela abaixo, é só salvar no seu computador, imprimir e começar a poupar. Será que você consegue?

Mark Zuckerberg tem uma resolução agressiva para 2015, e você?

Na última semana de cada ano, Mark Zuckerberg faz uma resolução de ano novo agressiva. Em um ano ele decidiu comer somente a carne do animal que ele matasse e em outro ano ele decidiu aprender mandarim,

Esse ano, ele decidiu devorar livros(não no sentido real, claro! :D) e criar seu próprio clube da leitura, a página se chama A year of books, boa pedida para quem quer participar da discussão, mesmo que só pra stalkear e claro, aprender.

Mark disse que ele lerá um livro a cada 15 dias, postando em sua página no facebook qual o livro da vez, para que outros possam ler e com isso, criar um embate.

Essa resolução foi inspirada por centenas de comentários em sua página, no começo de dezembro, ele tinha pedido sugestões e seus seguidores não perderam tempo!

O primeiro livro que ele vai ler será “O fim do poder”, escrito por Moisés Naim.

Aqui está o texto que ele postou no facebook:

“Meu desafio para 2015 é ler um livro novo a cada 15 dias — com ênfase em aprender sobre culturas diferentes, crenças, história e tecnologia.

Obrigado a todos os 50 mil de minha comunidade virtual que me deram sugestões diferentes de desafio.

Muitos propuseram desafios relacionados a leitura, Cynthia Greco sugeriu que eu lesse um livro por mês, escolhido por outra pessoa — e conseguiu 1900 curtidas pela sua sugestão. Rachel Brown, Bill Munns, Marlo Kanipe e outros sugeriram que eu lesse a Bíblia. Meu amigo Amim Zoufonoun sugeriu que eu lesse e aprendesse tudo que eu pudesse sobre um país a cada semana.

Eu estou bastante excitado pelo meu desafio de leitura. Eu encontrei livros verdadeiramente bons. Livros que vão me permitir explorar um novo tópico e me fazer adentrar de um modo mais profundo naquele assunto, coisa que nenhuma mídia atual não proporciona. Eu estou procurando seguir adiante com minha “dieta de mídia”, e ler esses livros vão me ajudar.

Se você quiser me seguir nesse desafio e ler os mesmos livros que eu, eu criei uma página no facebook, ela se chama A year of books, lá eu postarei o livro que estou lendo. Por favor, somente participe da discussão se você estiver lendo o mesmo livro e tem realmente um ponto relevante a considerar. O grupo será moderado para que não perca o foco.

Nosso primeiro livro do ano será O fim do poder, escrito por Moisés Naim. É um livro que explora como o mundo está transformando a maneira como ele empodera as pessoas, em detrimento das formas tradicionais como governo, militarismo e organizações. A tendência é fazer com que as pessoas tenham um grande poder, cada vez mais, e eu acredito profundamente e por isso, estou lendo este livro e em busca de explorar mais detalhes.

Eu fiquei muito grato com todas as ideias de desafios que recebi. Muitos de vocês sugeriram que eu doasse dinheiro para ajudar os necessitados — e Priscilla e eu, pretendemos continuar com nossos trabalhos filantrópicos. Nós entraremos em discussão sobre esse assunto brevemente. Algumas pessoas sugeriram que eu encontrasse uma nova pessoa cada dia. Esse foi meu desafio em 2013. Outras sugeriram que eu desse aulas. E fiz isso também, e eu amarei fazer isso de novo e claro, vou engajar mais em educação nos próximos anos.

Obrigado mais uma vez por todas as sugestões, e estou em busca do meu ano de livros!”

Bom, depois de conhecer algumas das metas de Mark, eu me sinto um tanto quanto envergonhado. Mas, ele é meu metamodelo, espero chegar perto do que ele faz, de acordo com as decisões que estou tomando.

Já fiz várias resoluções esse ano, algumas delas, envolvem mudanças neste blog, e outras não são tão agressivas como a do Mark, mas não deixam de ser importantes.

Destaco uma, ler um livro a cada mês. Cada livro que eu ler, colocarei a resenha aqui nesse blog para que vocês possam trocar experiências e aprender com a minha.

Qual a sua? (se ainda não tem, pense em que ainda dá tempo!)