6w2h: Como colocar seu plano em ação

(Esse é um update de um post escrito em 2013, clique aqui para ler.)

Planejamento é necessário, na área empresarial é a palavra chave, seguida da execução (Não tem sentido gastar recursos ao fazer um planejamento e não colocar em execução). Muitas vezes o projeto não é colocado em prática por falta de ferramentas que ajudem na hora do desdobramento; falta de definição do que será feito, por quem, e até quando.

Vou falar de duas ferramentas que podem ajudar na hora da execução: 6W2H e SMART.

(Vou dividir esse artigo em dois: nesse falarei sobre o 6w2h e no próximo, falarei sobre o SMART)

Essas ferramentas podem ajudar a colocar em prática qualquer planejamento, pessoal ou para empresas. Desde o Plano de negócios até um Plano de internacionalização; de uma viagem ou até a compra de um carro.

Gosto da democratização de ferramentas administrativas, pois quanto mais empresários (principalmente os micro e pequenos) souberem, maior a chance de facilitar o desenvolvimento de negócios e consequentemente, a prosperidade dos mesmos.

Vamos detalhar as duas ferramentas, para todo mundo aprender e sair aplicando.

6W2H

O nome dessa ferramenta se dá porque ela é formada por palavras inglesas, que são: What, Why, Where, Who, When, With, How much e How.

Para começar a desenvolver essa ferramenta, primeiramente, você deve definir seu objetivo principal, na sequência, quebrá-lo em pequenas partes. Essas pequenas partes, deverão ser detalhadas em cada item do 6w2h.

What : o que fazer? Nesse item, será descrito o que a deve fazer, detalhadamente!

Why:Porque fazer? Descreva a relevância de fazer isso. Se você não consegue achar nada para responder esse item, provavelmente este item deve ser eliminado…

Where: Onde será feito? Neste item, deve ser especificado o local onde ocorrerá a ação.

Who:  Quem será o responsável pela ação?

When: Quando será feito? Deve ser estipulado o prazo máximo de entrega.

With: Com que recursos? Notem que foi usado a palavra recursos, que é bem abrangente, podendo se tratar de pessoas ou até mesmo dinheiro.

How much: Quanto vai custar essa ação?

How: Aqui será feito um detalhamento, tudo que não foi comentado até agora, será posto neste último item.

O Ideal é que seja feita a criação de uma planilha no excel, uma tabela em uma folha de sulfite ou até em uma folha maior, deixando ela de fácil acesso e visualização para todos os envolvidos.

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Certamente, a execução de qualquer planejamento será facilmente executado depois da apresentação dessas metodologias. Aqui, foi procurado passa-las de uma maneira muito didática, para fácil aplicação. Esperamos que seja de grande ajuda!

(Continua PARTE II, na próxima semana)

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Como aproveitar o momento negativo para crescer

Nunca antes na história desse país, houve tanta preocupação, medo e pessimismo com relação ao nosso futuro econômico. Bom, razões não faltam: o maior caso de corrupção no planeta, o do Petrobrás está nos assombrando… prováveis racionamento de água e energia elétrica, não são descartados. Nesse ano, pela primeira vez, em 70 anos(!) o PIB cairá pelo segundo ano consecutivo, o dólar chegou a exorbitantes R$3, deixando produtores que dependem da importação um cenário nada agradável. Some se a isso, ajustes fiscais para todo o lado, apertando ainda mais a nossa (pequena) margem de lucro.

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É obvio que um cenário assim, traz muitos desafios para cada um de nós.

Menos óbvio, é que esse mesmo cenário pode trazer muitas oportunidades!

Nos períodos em que tudo conspirava a favor, a tão falada classe c gastando pra valer, a economia crescendo em média 5% ao ano (entre 2004 e 2008), empregados sendo contratados a todo vapor, vendas das empresas batendo recordes, salários que subiam – além da inflação – e o crédito farto no mercado, tornou a maioria dos empreendedores (e dos consumidores) em profissionais acomodados e porque não, preguiçosos! Não era necessário pensar, era só seguir a maré.

Essa situação passada, fez com que os empreendedores dissessem adeus a inovação, melhoria de processos, pensamento de ganhos a longo prazo ou geração e percepção de oportunidades de novos negócios, planejamento e gestão.

O final de 2014 e até agora em 2015, nos mostrou uma situação preocupante: empresas demitindo, crédito escasso e todos os problemas que isso causa, batendo a nossa porta. Tudo isso aconteceu (pelo gigantismo e má qualidade dos gastos públicos, por exemplo, mas, não entraremos em meandros políticos) devido a desaceleração da economia. Os empresários que estavam somente seguindo a maré, agora terão que começar a remar e esticar as velas.

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Como aproveitar esse momento negativo para crescer?

É nos períodos ruins, desafiadores, de crise, que as empresas são colocadas a prova: os erros da época de abundância começam a ficar expostos. Se esses erros forem corrigidos, o sucesso da empresa a longo prazo, será garantido. Os empresários precisam ser resilientes , tomar decisões rápidas, mitigando possíveis danos.

Planejamento e uma boa gestão, são palavras chaves para o sucesso. Se conseguirmos aproveitar o momento de crise para evoluirmos e crescermos, então, esse momento não terá sido em vão.

[Tanto medo e reclamação – com razão! – já renderam mais dois post sobre, você pode ler os outros aqui e aqui.]

Planejei… E agora?

Planejamento é necessário. Na área empresarial, é a palavra chave, seguida de execução. Não tem sentido, gastar recursos ao fazer um planejamento, e não coloca-lo em execução.

Muitas vezes, o projeto não é colocado em prática por falta de ferramentas que ajude na hora do desdobramento, definir o que será feito, por quem, e até quando… São alguns dos critérios provenientes dessas ferramentas.

Todo projeto, planejamento ao ser executado pode ser posto em prática por essas ferramentas, desde o Plano de negócios (que vimos o modo de fazer em outro post) até um Plano de internacionalização.

As ferramentas são as seguintes, 6W-2H e a SMART. Vamos detalhar as duas ferramentas? Nos acompanhe!

6W-2H

O nome dessa ferramenta se dá porque ela é formada por palavras inglesas, que são: what, why, where, who, when, with, how much e how.
Deve ser separado o projeto em partes executáveis, e para cada parte responder essas perguntas:

What – o que fazer? Nesse item, será descrito o que a deve fazer, detalhadamente!

Why – Porque fazer? Descreva a relevância de fazer isso. Se você não consegue achar nada para responder esse item, provavelmente este item pode ser eliminado.

Where – Onde será feito? Neste item, deve ser especificamente o local onde ocorrerá a ação.

Who – Quem será o responsável pela ação?

When? Quando será feito? Deve ser estipulado o prazo máximo.

With – Com que recursos? Notem que foi usado a palavra recursos, que é bem abrangente, podendo se tratar de pessoas ou até mesmo dinheiro.

How much – Quanto vai custar essa ação?

How – Aqui será feito um detalhamento, tudo que não foi comentado até agora, será posto neste último item.

SMART

O próximo item é o Método SMART. Este nome é sigla em inglês das palavras: Specific(objetivo), Measurable(mensurável), Achievable(realização), Relevant(relevância) e Time bound(cronograma).

Neste método, deve-se detalhar a ação de acordo com a definição de cada sigla.

Objetivo especifique detalhadamente o propósito do seu plano.

Mensuração Demonstre como o desenvolvimento ou progresso será medido.

Realização mostre como seu objetivo pode se tornar realidade.

Relevância Diga o propósito do projeto e se ele é viável.

Cronograma Aqui deve set determinado o objetivo de tempo para a realização.

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Certamente, a execução de qualquer planejamento será facilmente executado depois da apresentação dessas metodologias. Aqui, foi procurado passa-las de uma maneira muito didática, para fácil aplicação. Esperamos que seja de grande ajuda!