6w2h: Como colocar seu plano em ação

(Esse é um update de um post escrito em 2013, clique aqui para ler.)

Planejamento é necessário, na área empresarial é a palavra chave, seguida da execução (Não tem sentido gastar recursos ao fazer um planejamento e não colocar em execução). Muitas vezes o projeto não é colocado em prática por falta de ferramentas que ajudem na hora do desdobramento; falta de definição do que será feito, por quem, e até quando.

Vou falar de duas ferramentas que podem ajudar na hora da execução: 6W2H e SMART.

(Vou dividir esse artigo em dois: nesse falarei sobre o 6w2h e no próximo, falarei sobre o SMART)

Essas ferramentas podem ajudar a colocar em prática qualquer planejamento, pessoal ou para empresas. Desde o Plano de negócios até um Plano de internacionalização; de uma viagem ou até a compra de um carro.

Gosto da democratização de ferramentas administrativas, pois quanto mais empresários (principalmente os micro e pequenos) souberem, maior a chance de facilitar o desenvolvimento de negócios e consequentemente, a prosperidade dos mesmos.

Vamos detalhar as duas ferramentas, para todo mundo aprender e sair aplicando.

6W2H

O nome dessa ferramenta se dá porque ela é formada por palavras inglesas, que são: What, Why, Where, Who, When, With, How much e How.

Para começar a desenvolver essa ferramenta, primeiramente, você deve definir seu objetivo principal, na sequência, quebrá-lo em pequenas partes. Essas pequenas partes, deverão ser detalhadas em cada item do 6w2h.

What : o que fazer? Nesse item, será descrito o que a deve fazer, detalhadamente!

Why:Porque fazer? Descreva a relevância de fazer isso. Se você não consegue achar nada para responder esse item, provavelmente este item deve ser eliminado…

Where: Onde será feito? Neste item, deve ser especificado o local onde ocorrerá a ação.

Who:  Quem será o responsável pela ação?

When: Quando será feito? Deve ser estipulado o prazo máximo de entrega.

With: Com que recursos? Notem que foi usado a palavra recursos, que é bem abrangente, podendo se tratar de pessoas ou até mesmo dinheiro.

How much: Quanto vai custar essa ação?

How: Aqui será feito um detalhamento, tudo que não foi comentado até agora, será posto neste último item.

O Ideal é que seja feita a criação de uma planilha no excel, uma tabela em uma folha de sulfite ou até em uma folha maior, deixando ela de fácil acesso e visualização para todos os envolvidos.

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Certamente, a execução de qualquer planejamento será facilmente executado depois da apresentação dessas metodologias. Aqui, foi procurado passa-las de uma maneira muito didática, para fácil aplicação. Esperamos que seja de grande ajuda!

(Continua PARTE II, na próxima semana)

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Como aproveitar o momento negativo para crescer

Nunca antes na história desse país, houve tanta preocupação, medo e pessimismo com relação ao nosso futuro econômico. Bom, razões não faltam: o maior caso de corrupção no planeta, o do Petrobrás está nos assombrando… prováveis racionamento de água e energia elétrica, não são descartados. Nesse ano, pela primeira vez, em 70 anos(!) o PIB cairá pelo segundo ano consecutivo, o dólar chegou a exorbitantes R$3, deixando produtores que dependem da importação um cenário nada agradável. Some se a isso, ajustes fiscais para todo o lado, apertando ainda mais a nossa (pequena) margem de lucro.

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É obvio que um cenário assim, traz muitos desafios para cada um de nós.

Menos óbvio, é que esse mesmo cenário pode trazer muitas oportunidades!

Nos períodos em que tudo conspirava a favor, a tão falada classe c gastando pra valer, a economia crescendo em média 5% ao ano (entre 2004 e 2008), empregados sendo contratados a todo vapor, vendas das empresas batendo recordes, salários que subiam – além da inflação – e o crédito farto no mercado, tornou a maioria dos empreendedores (e dos consumidores) em profissionais acomodados e porque não, preguiçosos! Não era necessário pensar, era só seguir a maré.

Essa situação passada, fez com que os empreendedores dissessem adeus a inovação, melhoria de processos, pensamento de ganhos a longo prazo ou geração e percepção de oportunidades de novos negócios, planejamento e gestão.

O final de 2014 e até agora em 2015, nos mostrou uma situação preocupante: empresas demitindo, crédito escasso e todos os problemas que isso causa, batendo a nossa porta. Tudo isso aconteceu (pelo gigantismo e má qualidade dos gastos públicos, por exemplo, mas, não entraremos em meandros políticos) devido a desaceleração da economia. Os empresários que estavam somente seguindo a maré, agora terão que começar a remar e esticar as velas.

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Como aproveitar esse momento negativo para crescer?

É nos períodos ruins, desafiadores, de crise, que as empresas são colocadas a prova: os erros da época de abundância começam a ficar expostos. Se esses erros forem corrigidos, o sucesso da empresa a longo prazo, será garantido. Os empresários precisam ser resilientes , tomar decisões rápidas, mitigando possíveis danos.

Planejamento e uma boa gestão, são palavras chaves para o sucesso. Se conseguirmos aproveitar o momento de crise para evoluirmos e crescermos, então, esse momento não terá sido em vão.

[Tanto medo e reclamação – com razão! – já renderam mais dois post sobre, você pode ler os outros aqui e aqui.]

Como o estresse no trabalho pode estar matando você (…ou pelo menos sua criatividade)

Seja honesto com você mesmo – Você já teve um dia estressante no trabalho, chegou em casa e pensou: “UAU! ESSE DIA FOI ÓTIMO!”
Provavelmente não, e com boas razões. Pesquisas e mais pesquisas, tem mostrado os estragos que o estresse faz na sua saúde. Com o nosso dia-a-dia cada vez mais rápido, com as mudanças constantes em qualquer mercado, o estresse parece ser inevitável. Infelizmente, ele causa custos significativos, nos trabalhadores e nos trabalhos.

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EFEITOS NOS TRABALHADORES

Estresse faz muito mal para o corpo humano. Uma Clínica Médica americana especializada em estresse, chamada The Mayo Clinici, disse que a reação que acontece em nosso corpo em uma situação de estresse, é a mesma desenvolvida quando uma caça está se protegendo de um caçador.  E quando mais for o período que o seu corpo ficar nessa situação, mais riscos de desenvolver problemas sérias a saúde terá. Esse “problemas sérios”incluem ataques cardíacos e problemas de memórias. Se isso não for ruim o suficiente, um recente estudo da Universidade da Califórnia, nos EUA, encontrou o seguinte resultado, pessoas que vivem sob uma situação de stress, 4 horas por semana(ou mais) aumenta a chance de doenças mentais. Já na Universidade de Tel Aviv, em Israel, descobriram que se estressar no trabalho tem um grande impacto sobre os níveis de saúde, os funcionários que sofrem mais estresse tem 70% mais chance de desenvolver problemas cardíacos, do que os seus colegas de trabalho sem estresse.

OS efeitos do estresse além de afetar a saúde física e mental, também afetam o convívio com a família. Empresários e pessoas com cargos de alta gerência, tendem a sofrer mais, já que passam mais tempo no local de trabalho do que na própria casa, eles começam a ter uma dificuldade em conciliar a família e o trabalho – o que ocasiona uma situação de estresse. Muitas vezes, pensando a curto prazo, preferem a segunda opção. O grande problema são as doenças em que essas pessoas estão sujeitas, já que estão no grupo de risco. E como ninguém em seu leito de morte desejou “ter trabalhado mais”, nota-se a importância de não sacrificar as horas com seus entes queridos. É importante que esse hora, seja um momento de relaxar e recarregar as energias para enfrentar o próximo dia, com o mínimo de estresse.

EFEITOS NOS NEGÓCIOS

Obviamente, as equipes são compostas de pessoas, e qualquer mudança individual, é sentida pelo grupo.  O estresse também tem efeitos únicos no local de trabalho, onde em qualquer setor, é exigido um mínimo de criatividade e novas idéias para resolver problemas, porém, níveis contínuos de estresse tendem a sufocar a criatividade dos funcionários, o que faz sentido. Afinal, se você sente que está constantemente correndo para apagar incêndios, quando você tem tempo para a criatividade?

O estresse tende a ter um efeito cumulativo – a produtividade cai, porque os trabalhadores têm cada vez menos tempo para resolver problemas e situações. Os trabalhadores com estresse, precisam do dobro de tempo de um trabalhador feliz, para se tornar produtivo. Custo para a empresa, que fica cada vez menos produtiva e ainda corre o risco de ter que arcar com as despesas de um funcionários que sofreu um ataque cardíaco na empresa. Não é à toa que a Organização Mundial de Saúde diz que o estresse é a epidemia de saúde do século 21 – uma epidemia custando as empresas 300.000 milhões dólares por ano, somente nos  EUA.

A IMPORTÂNCIA DA PAUSA

As pessoas simplesmente não podem funcionar como robôs. Até mesmo as máquinas tendem a quebrar quando colocadas sob estresse constante (e crescente). Trabalhadores precisam de um tempo de inatividade para permanecer produtivos e felizes. Essa inatividade podem ser férias ou apenas um passeio de meio-dia para limpar a cabeça.

Claro, todos nós gostaríamos de evitar situações estressantes. Mas não importa o quanto nós tentamos, nós nunca conseguiremos nos livrar completamente do stress no trabalho. Portanto, temos de  enfrentar isso e ver como podemos diminui-lo, dica: você vai encontrar maneiras de mitigar o estresse, em suas horas livres.

Have a Break! 😉

Adaptado de How Stress at Work Might Be Killing You (Or at Least Your Productivity

Quando falta humildade…

A fila do banco é um local altamente favorável a encontrar alguém que você conhece. E, de quebra, é uma lugar onde você escuta todo tipo de conversa – sem moralismos, dizendo que é feio escutar a conversas de outros, a não ser que você leve um tampão para os ouvidos – e hoje, presenciei uma beeem interessante, que não podia deixar de figurar no nosso espaço.

Aqui no Paraná, temos um projeto que se chama “Bom negócio Paraná”, que é basicamente, uma capacitação para empresários, bem como uma consultoria em qualquer setor de sua empresa, que necessite, sem custos! e o melhor: se precisar, você tem uma linha de empréstimos, com juros subsidiados pelo governo do Estado, ou seja, melhor e menor taxa do mercado. Para fazer parte desse projeto, você deve realizar um curso, onde são abordados aspectos de gestão, que podem ser crucial para o sucesso de sua empresa.

Fila de banco pode ser um aprendizado
Fila de banco pode ser um aprendizado

A conversa que presenciei hoje, foi de dois alunos desse projeto. Sem dar nome “aos bois”, vou chamar um de pessoa “A” e o outro de pessoa “B”.

“A” pergunta para “B” o que ela está achando do curso, e ela prontamente responde:

-Ah, não estou gostando muito… porque tudo que o professor fala no curso, eu já sei…

Bom, se a pessoa já sabe de T-U-D-O, então ela deve ser a senhora Gestão… e ela está mais interessado no fim(empréstimo) do que o meio(curso), conclui-se. Mas, após algum tempo de conversa, eis que surge:

-Bom, vou fechar minha loja… não estou conseguindo pagar as despesas fixas… se você souber de alguém que queira comprar…

como uma pessoa que sabe de tudo sobre gestão, não conseguiu salvar sua própria empresa?
Como uma pessoa que sabe de tudo sobre gestão, não conseguiu salvar sua própria empresa?

Então, surgiu uma enorme questão em minha cabeça: como uma pessoa que sabe de tudo sobre gestão, não conseguiu salvar sua própria empresa?

A moral que eu gostaria de levantar aqui com esse enredo, é a bandeira que eu sempre prego: aprendizado. Entre outras coisas, só podemos ser bem sucedidos em nossos projetos em nossa vida, principalmente em se tratando de empreendimentos, com aprendizado, e ele só vem quando adotamos uma postura de humildade. Quando admitimos que não sabemos de tudo, e por mais experientes que somos, de qualquer situação, podemos extrair algo. Se você está vivendo uma situação, e não consegue achar nada de aprendizado, cuidado! A falha pode estar em você. Empreendedor precisa ter a mente aberta, dessa forma, surgirão resoluções de problema e novas oportunidades de negócio.

Quando falta humildade… o crescimento é nulo.